Privacy notice

Last updated: 31 August 2026

ThatsLed V.O.F., trading under the name ThatsLed.nl, processes personal data of customers, website visitors and other people who contact us. In this privacy statement, we explain which data we process, why we do so, with whom we share data and what rights you have.

1. Who is responsible for your personal data?

ThatsLed V.O.F. is responsible for the processing of personal data as described in this privacy statement.

Contact details
ThatsLed V.O.F.
Lytse Wyngaerden 8
8404 BL Langezwaag
Netherlands

Company registration number: 73562114
VAT number: NL859578458B01
Email: [email protected]
Phone and WhatsApp: 085 065 6233
Website www.thatsled.nl

ThatsLed has not appointed a data protection officer.

2. What personal data do we process?

Depending on how you use our website and services, we may process the following personal data, amongst others:

• first and last name;
• company name;
• billing and delivery address;
• email address;
• telephone number;
• account and login details;
• ordering, return, warranty and payment details;
• VAT number and company registration number for business customers;
• IP address;
• browser, device and technical data;
• data regarding the use of our website;
• cookie preferences;
• correspondence via email, telephone, WhatsApp, contact forms and social media;
• data that you provide with a quote request, review or other action;
• information required for lighting design, installation, service or project management.

We usually receive this information directly from you. We receive some information from parties involved in your order, payment or delivery.

3. Why do we process personal data?

Orders

We process personal data to:

• orders to be processed;
• to process payments;
• items to be sent or delivered;
• to inform you about the status of your order;
• managing returns, warranties and complaints;
• to keep invoices and our records up to date.

We do this because this data is necessary for the performance of the contract with you and to comply with legal obligations.

Customer account

When you create an account, we use your details to give you access to things such as your address details, order history and any business agreements.

Quotations, lighting advice and installation

When you request a quotation, lighting advice or installation, we process the data necessary to assess your request, contact you and perform our services.

Customer services and contact

When you contact us by email, phone, WhatsApp, a contact form or social media, we use your details to answer your question and help you further.

Newsletter and offers

When you sign up for our newsletter, we use your email address to send news, product information and offers.

You can unsubscribe at any time via the unsubscribe link at the bottom of every newsletter.

We may send existing customers information about our own similar products or services, insofar as this is legally permitted. You can also easily unsubscribe from this at any time.

Reviews and customer satisfaction

Following an order, we may invite you to leave a review via a review platform, such as Kiyoh.

We use reviews to gather customer feedback and improve our service.

Website analysis and improvement

We may process data on the use of our website to:

• to make the website function properly technically;
• to detect bugs and security issues;
• to improve ease of use;
• to understand how visitors use our website;
• measure the effectiveness of our marketing.

For cookies and tracking techniques that require consent, we ask for this consent via our cookie banner.

Security and fraud prevention

We may process personal data to prevent and investigate fraud, misuse, unauthorised access and other security issues.

Legal obligations

We process and store certain data when necessary to comply with tax, administrative or other legal obligations.

We can also retain data when this is necessary for the establishment, exercise or substantiation of a legal claim.

4. Automated processing

ThatsLed does not make decisions that have significant consequences for individuals based solely on automated processing.

Automated processes may be used on the website, for example for:

• order confirmations;
• payment controls;
• stock notifications;
• fraud prevention;
• product recommendations;
• email communication.

5. How long do we keep personal data?

We do not retain personal data longer than necessary for the purpose for which it was collected, unless we are required by law to retain it for a longer period.

As a rule, we apply the following retention periods:

• Order, invoice and payment details: at least 7 years for our tax administration;
• Customer accounts: for as long as the account remains active and for a maximum of 24 months after the last activity, unless legal obligations or other legitimate reasons require a longer retention period;
• Correspondence regarding orders, returns and warranty: for as long as this is necessary for processing, warranty and any legal obligations;
• Requests for quotation: a maximum of 2 years after the last contact, unless an agreement arises from this;
• General contact enquiries: maximum of 2 years after handling, unless a longer retention period is necessary;
• Newsletter details: until you unsubscribe;
• Cookie and analytics data: in accordance with the retention periods of the relevant cookies and services;
• Reviews: as long as the review is published or in accordance with the retention period of the review platform used.

Where data is used for multiple purposes, the longest applicable retention period may apply.

6. Who do we share personal data with?

We do not sell your personal data.

We only share personal data when it is necessary for our services, because you have given consent for this or because we are legally obliged to do so.

We can share data with parties such as:

• hosting and website administrators;
• WordPress and WooCommerce service providers;
• payment service providers, such as MultiSafepay;
• banks and financial service providers;
• pakketdiensten en transporteurs;
• leveranciers die een bestelling rechtstreeks bij jou afleveren;
• voorraad-, order- en boekhoudsystemen;
• e-mail- en nieuwsbriefdiensten;
• reviewplatforms, zoals Kiyoh;
• klantenservice- en communicatiediensten;
• analyse-, advertentie- en marketingdiensten, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven;
• IT-, beveiligings- en back-updiensten;
• accountants, boekhouders en juridisch adviseurs;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken maken we waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van persoonsgegevens.

7. Rechtstreekse levering door leveranciers

Bij sommige bestellingen kan een product rechtstreeks door een leverancier of distributiepartner worden verzonden.

In dat geval delen we alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om je bestelling te verwerken en te bezorgen, zoals:

• naam;
• afleveradres;
• contactgegevens;
• bestelinformatie.

Deze gegevens mogen niet zonder geldige reden voor andere doeleinden worden gebruikt.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt op basis van een wettelijk toegestane grondslag en met passende waarborgen.

Welke doorgiften daadwerkelijk plaatsvinden is afhankelijk van de diensten en koppelingen die op onze website worden gebruikt.

9. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig om onze website en webshop goed te laten functioneren.

Ze worden bijvoorbeeld gebruikt voor:

• het winkelmandje;
• het afrekenproces;
• het onthouden van cookievoorkeuren;
• beveiliging;
• het inloggen op je account;
• betalingsverwerking.

Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming nodig.

Analytische en marketingcookies

Analytische, personalisatie- en marketingcookies worden alleen geplaatst wanneer daarvoor toestemming vereist is en je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Via onze cookiebanner kun je aangeven welke cookies je wel en niet accepteert.

Je kunt je cookievoorkeuren later opnieuw aanpassen via de daarvoor beschikbare functie op onze website.

Meer informatie over de cookies die wij gebruiken vind je in onze cookieverklaring.

10. Sociale media en externe diensten

Op onze website kunnen links of onderdelen van externe diensten en sociale media aanwezig zijn, bijvoorbeeld van Facebook, Instagram, Pinterest, WhatsApp of andere platforms.

Wanneer je deze diensten gebruikt, kunnen deze partijen persoonsgegevens verwerken.

Voor zover toestemming vereist is, worden trackingtechnieken van deze partijen pas geactiveerd nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Op de verwerking door deze externe partijen zijn ook hun eigen privacyvoorwaarden van toepassing.

11. Minderjarigen

Onze website en dienstverlening zijn niet specifiek gericht op kinderen jonger dan 16 jaar.

Wij hebben niet de bedoeling om zonder geldige toestemming van een ouder of voogd persoonsgegevens van kinderen te verzamelen.

Denk je dat wij toch zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verwerkt? Neem dan contact met ons op via [email protected].

12. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, onder andere het recht om:

• je persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je toestemming in te trekken;
• persoonsgegevens in een overdraagbaar bestand te ontvangen;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je kunt hiervoor contact met ons opnemen via [email protected].

Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen om aanvullende informatie waarmee we kunnen controleren of het verzoek daadwerkelijk van jou afkomstig is.

We reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer er meerdere verzoeken tegelijkertijd worden gedaan, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

13. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via [email protected].

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan:

• een beveiligde HTTPS-verbinding;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• beveiligde gebruikersaccounts;
• software- en beveiligingsupdates;
• back-ups;
• beveiligingsmaatregelen van onze hosting- en betaaldienstverleners;
• afspraken met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkel digitaal systeem volledige veiligheid garanderen.

Denk je dat er sprake is van een beveiligingsprobleem of datalek? Neem dan contact met ons op via [email protected] of 085 065 6233.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze website, dienstverlening, leveranciers of wetgeving wijzigen.

De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer deze privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.